高等学校生徒指導要録取扱い上の注意

指導要録の取扱い等については、次のような事項に留意する。

進学の場合

(1)

校長は、生徒が進学した場合においては、その作成にかかる当該生徒の指導要録(以下「原本」という。)の抄本又は写しを作成し、これを進学先に送付する。
(学校教育法施行規則第12条の3第2項参照)

(2)

(1)において抄本を作成し送付する場合は、その記載事項は、おおむね以下の
事項を含むものとする。

ア
イ
ウ
エ
オ
カ
キ

学校名、所在地、課程名及び学科名
生徒の氏名、性別、生年月日及び現住所
卒業年月日
各教科・科目の学習の記録
総合的な学習の時間の学習の記録
最終学年の特別活動の記録
その他将来の指導上必要と思われるものがある場合にはその事項

転学の場合
　校長は、生徒が転学した場合においては、原本の写しを作成し、それを転学先の校長に送付すること。転学してきた生徒が更に転学した場合において、原本の写しのほか、転学してくる前に在籍していた学校から送付を受けた写しも転学先の校長に送付する。これらの場合、中学校から送付を受けた抄本又は写しも転学先の校長に送付する。(学校教育法施行規則第12条3第3項参照)
転入学の場合
　校長は、生徒が転学してきた場合においては、当該生徒が転入学した旨及びその期日を、速やかに、前に在学していた学校の校長に連絡し、当該生徒の指導要録の写しの送付を受ける。
　なお、この場合、校長は、新たに当該生徒の指導要録を作成すべきであって、送付を受けた写しに連続して記入してはならない。
　送付を受けた当該生徒の指導要録の写しは、新たに作成した指導要録に添付しておく。
学校統合、学校新設等の場合
　学校名及び所在地の変更として取り扱うか、上記3及び4に準じて取り扱うかは実情に応じて処理する。県立高校改革推進計画にかかる高等学校の扱いについては、該当校に別途連絡する。
退学の場合
　校長は、生徒が外国の学校などに入るために退学した場合においては、当該学校が文部科学大臣認定の在外教育施設であるときにあっては、上記2及び3に準じて指導要録の抄本又は写しを送付するものとし、それ以外の学校にあっては、求めに応じて適切に対応すること。
編入学の場合
　校長は、生徒が編入学した場合においては、編入学年月日以後の指導要録を作成する。その際、過去に在学した学校の履修や修得に係る証明書等、又は外国の学校などにおける履修状況等の証明書や指導に関する記録等を指導要録に添付しておく。
、
転籍の場合
　同じ高等学校において異なる課程に転籍した生徒については、転籍した日以後の指導要録を作成する。
原級留置きの場合
　原級留置きの生徒の指導要録は、「学籍に関する記録」、「指導に関する記録」とも新しく用意する。原級留置きとなった学年については、最初の指導要録に当該学年の履修・修得についての事実を記載し、2度目以降の学年の記録については新しい指導要録用紙に記入する。
　指導要録が複数枚になった場合は、複数枚であることがわかるように工夫する。

保存期間

(1)	学校においては、原本については当該生徒の卒業又は転学した日以後、転入学の際送付を受けた写しについては当該生徒の卒業の日以後、学籍に関する記録については20年間、指導に関する記録については5年間保存する。(学校教育法施行規則第15条第2項参照)
(2)	中学校から送付を受けた抄本又は写しは生徒の当該学校に在学する期間保存する。
(3)	退学の場合、当該生徒の原本及び転入学の際送付を受けた写しは、校長が退学を認め又は命じた日以後、学籍に関する記録については20年間、指導に関する記録については5年間保存する。
(4)	保存期間を経過した指導要録については、生徒の進路の状況等に配慮しつつ、プライバシー保護の観点から適切な時期に廃棄等の措置をとる。 (「生徒指導要録の保存期間経過後の取扱いについて(通知)」(高第103号・平成14年7月5日)参照)

その他

(1)	在籍証明や単位修得証明など証明書等を作成する場合において、単に指導要録の記載事項をそのまま転記することは必ずしも適切ではないので、プライバシー保護の観点や教育的な配慮の観点から、証明の趣旨等を確認したうえで、必要最小限の事項を記載するよう留意する。
(2)	指導要録の開示請求に対しては、神奈川県個人情報保護条例に基づいて対応するが、平成15年3月25日付け教育長通知「『調査書及び指導要録』の開示請求に対する基本方針について」に基づき原則開示であることに留意する。
(3)	指導要録が有効に活用されるようにすることに配慮しつつ、保存管理の方法等の充実を図る観点から、例えば、保管担当者を定めることや適切な保管場所を設けることなど、保存管理の在り方について適切に配慮する。